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Management Assistant

Niveau d'études
Graduat / Bachelier (1er cycle)
Expérience
Moins de 5 ans d'expérience
Emplacement
Bruxelles
Catégorie
Ressources humaines & Administration
Ventes, Marketing & Communication

Le travail

Pour notre Directeur de Build, nous sommes à la recherche d’un(e) Management Assistant expérimenté(e) qui sera non seulement un soutien administratif, mais aussi un véritable partenaire. Vos responsabilités couvrent les domaines suivants :

  • Vous apportez votre support au Directeur
    • Accueil des visiteurs, organisation des réunions et du catering.
    • Classement digital et organisation de l’information entrante et sortante.
    • Vous gérez les appels téléphoniques entrants, les e-mails et la correspondance.
    • Vous planifiez et organisez les réunions.
  • Vous passez les commandes dans SAP.
  • En tant que Senior Management Assistant, vous vous construisez un réseau interne et externe (entre autres avec les stakeholders), ce qui favorise une coopération fluide et professionnelle.
  • Vous êtes les yeux et les oreilles de de Build; vous prenez le pouls de l’entreprise en vous intéressant à ce qui s’y passe.
  • Vous faites le suivi des dossiers que le Directeur doit présenter aux organes de direction d'Infrabel sur base des informations fournies par la direction de Build au sein d'Infrabel. Vous suivez l'ordre du jour ainsi que les rapports des organes de direction et vous distribuez les informations voulues au sein de l'entreprise en accord avec le Directeur.
  • Vous vous assurez que les actions décidées lors des réunions des organes de direction sont suivies et mises en œuvre en collaboration avec le Directeur.
  • Vous collectez les informations nécessaires pour répondre aux questions, à la correspondance, aux e-mails, etc.; vous garantissez des réponses adéquates et ponctuelles.
  • Vous organisez le secrétariat de manière autonome et coordonnez diverses activités administratives au sein du service. Vous formulez des propositions d'amélioration et contribuez à garantir un fonctionnement optimal.
  • Vous rédigez des documents clairs et de qualité.
  • Vous diffusez à temps les documents et l’information, en tenant compte de leur confidentialité.
  • Vous gérez l’organisation journalière du Directeur de façon proactive et selon les priorités convenues.
  • Vous mettez en place un planning de travail et un agenda structurés et vous les adaptez en fonction d’échéances, du changement des priorités, de remarques ou d’instructions.
  • Vous organisez les déplacements nationaux et internationaux du Directeur.

Jobnews 562 H-HR/2019

Votre profil

  • Vous avez un diplôme de Bachelier, ou équivalent par expérience.
  • Vous avez au moins 4 ans d'expérience dans un poste similaire.
  • Vous êtes bilingue français-néerlandais.
  • La connaissance de l’anglais est un atout.
  • Le travail numérique (cloud, appareils mobiles,...), et les logiciels bureautiques courants n'ont pas de secret pour vous. Vous avez une bonne connaissance de Microsoft Office et SAP.
  • Vous êtes autonome, sûr(e) de vous, résistant(e) au stress; vous êtes quelqu'un qui ose.
  • Vous êtes flexible, pragmatique, structuré(e) et organisé(e); vous êtes en mesure de préparer un planning de travail efficace et de vous adapter aux délais, aux priorités changeantes, aux ressources disponibles et aux commentaires ou instructions reçues.
  • Vous êtes communicatif(ve), amical(e) et spirituel(le).
  • Votre approche professionnelle reflète l’image de la société.
  • Vous comprenez le caractère sensible de certaines informations et vous les traitez avec prudence. Vous manipulez discrètement les informations confidentielles en accord avec le Directeur.

Notre offre

  • vous travaillez dans un environnement ouvert, où la communication et l’autonomie sont stimulées dans une ambiance collégiale. Vous collaborez à des projets importants en termes de mobilité durable pour toute la société.
  • Un environnement de travail dynamique, où l’accent est mis sur les initiatives, les formations, l’équilibre vie privée-vie professionnelle (horaire flexible, télétravail, etc.) et l’engagement social.
  • De nombreuses possibilités de formation et de développement, combinées à un on-the-job-training.
  • Un salaire attractif assorti de nombreux avantages (abonnement de train gratuit, chèques-repas, etc.).
  • Facilité d’accès: votre siège de travail se trouve à côté de la gare du Midi.

Quelles étapes passez-vous?

L'environnement de travail

Infrabel construit, entretient et renouvelle l'infrastructure ferroviaire en Belgique. Avec environ 11 000 collaborateurs, nous travaillons à un réseau ferroviaire fiable et moderne. De cette manière, nous développons les besoins de mobilité de notre société et contribuons à une société durable.

La Direction Build est responsable, en première instance, du développement de solutions en matière de capacité en fonction des besoins des opérateurs ferroviaires, de la définition de celles-ci jusqu’à leur mise en service. Build est aussi responsable de l’exécution d’autres projets spécifiques, comme les modernisations importantes.

Le siège de travail : I-Build Bruxelles


Questions concernant cette vacature ?

Sur la procédure de sélection
Laetitia Garau
laetitia.garau [at] infrabel.be