Overslaan en naar de inhoud gaan

Dossierbeheerder Bureau Works Contracting

Opleidingsniveau
1 cycl./graduaat/bachelor
Experience
1ste job
Minder dan 5 jaar ervaring
Senior
Locatie
Antwerpen
Categorie
HR, Communication, Finance & Legal

De job

Als Dossierbeheerder bied je de nodige ondersteuning aan de leidende ambtenaren voor een goed beheer van de plaatsing en de uitvoering van de overheidsopdrachten van werken en diensten. Dit doe je met respect voor de wetgeving overheidsopdrachten en de interne Infrabel-regelgeving.

Dit houdt onder andere de volgende verantwoordelijkheden in:

  • Je zorgt voor het nazicht, de controle en de administratieve opvolging van de dossiers die ingediend worden door de leidende ambtenaren.
  • De administratieve opvolging van A tot Z teneinde de dossiers te allen tijde actueel en bijgewerkt te houden. Dit betekent:
    • Controleren of de dossiers compleet en in overeenstemming zijn met de interne Infrabel-wetgeving en de wetgeving overheidsopdrachten.
    • Ingave van de gegevens in verscheidene ICT-toepassingen zoals SAP.
    • Opstellen van interne en externe mails.
    • Fungeren als contactpersoon bij vragen en hier samen et de leidend ambtenaar en de Procurement Business Partner antwoorden op formuleren.
    • De ingediende offertes behandelen, nakijken, analyseren en inbrengen in SAP.
    • De financiële opvolging van de overheidsopdrachten. Je ontvangt en behandelt tijdig de vorderingsstaten in samenwerking met de leidend ambtenaar.
    • Nauwgezet klasseren van de dossiers, zowel papier als digitaal.
  • De noden van de interne klant identificeren en zorgen voor passende oplossingen in samenwerking met de Procurement Business Partner.
  • Je rapporteert op regelmatige basis aan de hiërarchische lijn omtrent de vooruitgang van jouw werk en stelt aan hen passende oplossingen of aanpassingen voor bij problemen.

Jouw werkzetel bevindt zich in de burelen van het station Antwerpen-Centraal.

JN 506 H-HR/2019.

Jouw profiel

  • Je hebt een bachelor diploma (bij voorkeur in een administratieve richting) of kan gelijkwaardige ervaring voorleggen.
  • Je hebt een goede kennis van de wetgeving omtrent overheidsopdrachten en weet dit te combineren met een sterke belangstelling voor juridische teksten en financiële gegevens.
  • Je kan vlot werken met de courante MS Office Tools en hebt bij voorkeur reeds ervaring in SAP.
  • Je hebt een perfecte kennis van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk
  • Je deinst er niet voor terug jouw verantwoordelijkheden op te nemen en toont hierbij de nodige dosis stressbestendigheid.
  • Je hebt een analytisch vermogen waarbij je de juiste prioriteiten weet te bepalen en gestructureerd te werk gaat.
  • Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken.  

Ons aanbod

  • Een boeiende en afwisselende job.
  • Bij een stabiel bedrijf dat bijdraagt aan een duurzame mobiliteit voor de samenleving.
  • Talrijke opleidings- en doorgroeimogelijkheden: jij bent ondernemer van je eigen carrière.
  • Veel flexibiliteit, zodat je zelf de balans tussen werk en privé kan bepalen.
  • Een aantrekkelijk loonpakket met verschillende aanvullende voordelen.
  • Gratis reizen met de trein in België.

Welke stappen doorloop je?

De werkomgeving

Infrabel is verantwoordelijk voor de bouw, het onderhoud en de vernieuwing van de volledige spoorweginfrastructuur in België; dat zijn 3.600 km spoorlijnen, 5.905 km elektrische bovenleiding en ook 11.769 kunstwerken (bruggen en tunnels). Daarnaast regelen we ook 24/24 en 7/7 het treinverkeer. Samen met zo’n 11.000 medewerkers werken we aan een betrouwbaar en modern spoorwegnet om de mobiliteitsbehoeften van onze samenleving mee te ontwikkelen en bij te dragen aan een duurzame samenleving.

Het bureau Works Contracting is, onder meer, verantwoordelijk voor:

-          het administratief nazicht van de bestekken en de invoer ervan in SAP;

-          het organiseren van de aanbestedingen;

-          het administratief nazicht van de offertes en de invoer ervan in SAP;

-          het opvolgen van de dossiers voor werken en diensten;

-          de betalingen aan de aannemers en dienstverleners via SAP.


Vragen over deze vacature?

Over de selectieprocedure
Klaartje Musch
klaartje.musch [at] infrabel.be