Overslaan en naar de inhoud gaan

Management Assistant

Opleidingsniveau
1 cycl./graduaat/bachelor
Experience
Minder dan 5 jaar ervaring
Locatie
Brussel
Categorie
HR, Communication, Finance & Legal
Sales, Marketing & Communicatie

De job

Voor onze Directeur van Build zijn we op zoek naar een ervaren Management Assistant die naast administratieve ondersteuning ook als sparring partner fungeert. Je verantwoordelijkheden bevinden zich in de volgende domeinen 

  • Je ondersteunt de Directeur
    • Onthaal van bezoekers, vergaderingen en catering organiseren.
    • Digitaal klasseren en organiseren van in- en uitgaande informatie.
    • Je beheert de inkomende telefoons, e-mails en correspondentie.
    • Je plant en organiseert vergaderingen.
  • Je plaatst bestellingen in SAP.
  • Als Senior Management Assistant bouw je een netwerk op binnen en buiten de onderneming (oa met de stakeholders), wat een vlotte en professionele samenwerking bevordert.
  • Je bent het klankbord binnen Build, capteert en houdt een vinger aan de pols van wat leeft binnen het bedrijf.
  • Je beheert de opvolging van dossiers die de Directeur moet voorstellen aan de directieorganen van op basis van de informatie ter beschikking gesteld door de directie Build binnen Infrabel. Je volgt de agenda op, alsook de verslagen van de directieorganen en verdeelt informatie binnen het bedrijf in overleg met de Directeur.
  • Je ziet erop toe dat acties beslist tijdens de vergaderingen van de directieorganen worden opgevolgd en uitgevoerd in samenwerking met de Directeur.
  • Je verzamelt de nodige reacties op vragen, correspondentie, e-mails, … en zorgt voor een adequate en stipte respons.
  • Je organiseert autonoom het secretariaat, coördineert diverse administratieve activiteiten binnen de dienst. Je formuleert verbeteringsvoorstellen en helpt mee om de optimale werking te garanderen.
  • Je stelt hiervoor duidelijke en kwaliteitsvolle documenten op.
  • Je verspreidt tijdig documenten en informatie, rekening houdend met hun vertrouwelijkheid.
  • Je organiseert de dagindeling van de Directeur proactief en volgens afgesproken prioriteiten.
  • Je stelt een gestructureerde werkplanning en agenda op en past deze aan aan deadlines, wisselende prioriteiten, opmerkingen of instructies.
  • Je organiseert de nationale en internationale verplaatsingen van de directeur.

Jobnews 562 H-HR/2019

Jouw profiel

  • Je beschikt over een bachelordiploma.
  • Je hebt minimum 4 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
  • Je bent vlot tweetalig (Frans-Nederlands).
  • De kennis van Engels is een pluspunt.
  • De digitale manier van werken (cloud, mobile devices, …), en courante kantoorsoftware hebben geen geheimen voor jou. Je bent vertrouwd met Microsoft Office en SAP.
  • Je bent autonoom, assertief, stressbestendig en; je bent iemand die durft.
  • Je bent flexibel, pragmatisch, gestructureerd en geordend; je bent in staat om een efficiënte werkplanning op te stellen en aan te passen aan deadlines, wisselende prioriteiten, beschikbare middelen en opmerkingen of instructies.
  • Je bent communicatief, vriendelijk en gevat.
  • Je professionele uitstraling is het uitgangsbord van het bedrijf.
  • Je begrijpt het gevoelige karakter van bepaalde informatie en gaat er behoedzaam mee om. Vertrouwelijke informatie pak je discreet aan in overleg met de Directeur.

Ons aanbod

  • Een unieke job in een open en communicatieve omgeving waar autonomie gestimuleerd wordt. Meewerken aan belangrijke projecten die bijdragen aan een duurzame mobiliteit voor de samenleving.
  • Een dynamische werkomgeving met aandacht voor initiatief, opleidingen, work-life balans (glijdende uren, telewerk etc.) en sociaal engagement.
  • Ruime opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden gecombineerd met een on-the-job-training.
  • Een loon met een ruim scala aan voordelen (gratis treinabonnement, maaltijdcheques, etc.)
  • Vlotte bereikbaarheid: je werkzetel bevindt zich vlakbij Brussel-Zuid.

Welke stappen doorloop je?

De werkomgeving

Infrabel bouwt, onderhoudt en vernieuwt de spoorweginfrastructuur in België. Met zo’n 11 000 medewerkers werken we aan een betrouwbaar en modern spoorwegnet. Zo ontwikkelen we de mobiliteitsbehoeften van onze samenleving en dragen we bij aan een duurzame samenleving. Veiligheid en stiptheid staan hierbij centraal.

De Directie Build is in eerste instantie verantwoordelijk voor het uitwerken van capaciteitsoplossingen volgens de behoeften van de spoorwegoperatoren vanaf de definitie tot de indienststelling. Build staat ook in voor de uitvoering van andere specifieke projecten, zoals belangrijke moderniseringen.

De werkzetel is : I-Build Brussel


Vragen over deze vacature?

Over de selectieprocedure
Laetitia Garau
laetitia.garau [at] infrabel.be