ARIBA : FAQ & Création de fournisseurs

Pourquoi devons-nous participer?

Avec le renouvellement de ses normes et de ses processus, Infrabel s’efforce d’améliorer la coopération avec ses fournisseurs. SAP Ariba sera utilisé comme outil pour supporter ceci.

Cela présente, entre autres, l'avantage d'éliminer des manipulations manuelles et permet de veiller à ce que les données de nos fournisseurs soient à jour et précises.

Que se passe-t-il si un fournisseur n'applique pas la nouvelle procédure d'enregistrement?

L'application de la procédure d'enregistrement est obligatoire pour devenir ou rester un fournisseur d'Infrabel. Votre organisation sera invitée à s’inscrire sur la plateforme Ariba et sera automatiquement rappelée de s’inscrire pendant 60 jours après l’invitation initiale.

Si nous traitons déjà avec Infrabel en tant que fournisseur, devons-nous à nouveau nous enregistrer?

Tous les fournisseurs impliqués dans le processus d'achat futur via l'Ariba Network doivent s'enregistrer.

Quel est l’impact sur les dossiers en-cours ?

Votre inscription n’a aucun impact sur les passations de marché en-cours.

Comment gérer au mieux mon compte Ariba ?

Afin de faciliter la gestion, l'utilisation d'une boîte mail fonctionnelle est fortement recommandée. Dans le cas contraire, la gestion du compte Ariba devrait être réalisée à partir de l’email personnel de la personne de contact principale d’Infrabel au sein de votre organisation.

Les invitations étant strictement liées à l’adresse email qui reçoit l’invitation, la transmission peut entraîner des problèmes lors de l'enregistrement, et par conséquent la possibilité de soumettre des devis.

Si plusieurs personnes doivent avoir accès au compte Ariba, elles pourront être rajoutées comme personne de contact, que le compte soit associé à une boîte fonctionnelle, ou à un email personnel. 

L'invitation à s'inscrire peut-elle être envoyée à quelqu'un d'autre au sein de mon organisation ?

Les invitations sont strictement personnelles, ne transférez donc pas cet e-mail.

Veuillez contacter votre personne de contact au sein de l'organisation de l'infrastructure pour que l'e-mail contenant le lien soit renvoyé à l'adresse e-mail correcte.

Que se passe-t-il si nous n'avons pas reçu le lien d'enregistrement ou si celui-ci doit à nouveau nous être envoyé?

Le problème peut provenir des paramètres de votre boîte email. Veuillez faire les vérifications suivantes avant toute chose:

• Veillez à ce que ariba.com soit considéré comme un expéditeur de confiance.
• Cherchez dans votre boîte email si celle-ci contient un message portant le sujet suivant: "Inscrivez-vous pour devenir fournisseur de Infrabel".
• Cherchez dans l'ensemble de vos dossiers - boîte de réception, courier indésirable ou spam.
• Vérifiez enfin qu'un collègue n'ait pas reçu l'invitation à votre place. Si l'invitation n'est pas retrouvée, vous pouvez solliciter un nouveau lien d'enregistrement. Reportez-vous à la section "Support" pour toutes les possibilités.

Nous avons reçu plusieurs invitations à s'enregistrer. S'agit-il de doublons?

Information clef: l’enregistrement est requis pour chaque entité avec un numéro de TVA. Il y a 2 exceptions: les associations momentanées et les sociétés hors Europe.

Si vous êtes constitué de plus d'une entreprise traitant chacune avec Infrabel, le système génère une invitation pour chacune de ces organisations ou entités légales. Vous devez enregistrer chaque entité séparément.

Que faire si nous avons créé plusieurs comptes ?

En théorie, vous pouvez garder plusieurs comptes, mais alors vous recevrez vos messages de différents clients sur des comptes différents. Ce n’est probablement pas la meilleure approche. Il est donc recommandé de désactiver les comptes redondants. Si vous avez d’autres questions à ce sujet, veuillez contacter Ariba Helpcenter.

Est-ce qu'un compte ARIBA est payant ?

Dans cette phase du programme Infrabel Ariba, le compte standard gratuit suffit pour s'enregistrer sur la plateforme Ariba et participer à des procédures d'achat.

Comment puis-je savoir de quel type de compte il s’agit ?

Connectez-vous au compte de votre entreprise. Vous pouvez le trouver dans la barre supérieure de l’écran d’accueil.

Comment puis-je savoir si un compte existe déjà pour ma société ?

Chez Infrabel, nous ne savons pas quelles entreprises ont déjà un compte sur Ariba Network. En cas de doute, veuillez contacter Ariba Helpcenter.

Si nous disposons déjà d'un compte sur le réseau Ariba, pourquoi est-il nécessaire d'en créer un nouveau?

Vous ne devez pas créer un nouveau compte.

Il est requis de compléter le questionnaire Infrabel à partir de votre compte existant afin de compléter votre enregistrement auprès d'Infrabel. Votre compte existant est alors lié au profil d'Infrabel sur le réseau Ariba. Vous faites cela via l’'invitation d’inscription que vous avez reçu par e-mail, puis choisissez «se connecter» au lieu de « s'inscrire ».  Regardez cette vidéo pour une instruction détaillée

Vous pouvez ensuite utiliser votre compte existant afin de:

• réagir au questionnaire d'enregistrement d'Infrabel (et d'autres clients);
• réagir à des évènements de sourcing futurs;
• gérer les contrats éventuels;
• etc.

Comment modifier les données de ma société sur la plateforme Ariba?

Avec un compte Ariba actif, votre entreprise peut gérer ses données de manière autonome. Il est particulièrement attendu que les données des personnes de contact soient entièrement gérées par la firme. Pour gérer ces données, veuillez d'abord consulter le matériel vidéo:

• Comment créer un rôle ?
• Comment ajouter un contact ?

Pourquoi dois-je entrer mes coordonnées deux fois ?

Lors de la première inscription, il y a 2 questionnaires que vous devez remplir :

1. s'inscrire sur le réseau Ariba
2. remplir le questionnaire spécifique Infrabel

Regardez cette vidéo pour l'instruction détaillée.

Mes informations actuelles sont-elles déjà migrées vers le questionnaire d'enregistrement?

Si vous êtes déjà un fournisseur d'Infrabel, une partie de vos informations peuvent avoir été migrées vers le questionnaire d'enregistrement, de sorte que vous ne deviez plus qu'en contrôler l'exactitude.

Il se peut néanmoins que certaines informations doivent être à nouveau indiquées ou que des données supplémentaires doivent être fournies. Cela permettra de faire en sorte qu'Infrabel dispose des informations les plus récentes et les plus précises dans les échanges futurs avec votre organisation.

Que se passe-t-il après que le questionnaire ait été complété?

• Après que le questionnaire a été complété et confirmé, vous recevez un email de confirmation.
• Dès que votre inscription est approuvée par Infrabel, vous recevez une (nouvelle) confirmation d'approbation.
• Vous pourrez adapter les données reprises dans le questionnaire après l'approbation d'Infrabel. Cela nécessitera une nouvelle approbation d'Infrabel.

Comment puis-je savoir si mon inscription a bien été validée par Infrabel ?

Vous recevrez un e-mail automatique dès votre inscription.

Que faire si le questionnaire n'est pas visible?

• Lorsque vous vous connectez à votre compte Ariba, vous devez naviguer vers le module "Proposals and questionnaires" dans le coin supérieur gauche afin de consulter le questionnaire et les données.
• Si vous ne pouvez pas visualiser le questionnaire, celui-ci n'a peut-être pas été mis à disposition pour votre compte. Dans ce cas, veuillez prendre contact avec votre acheteur au sein d'Infrabel afin que le lien vous soit à nouveau transmis et que vous puissiez vous connecter à l'aide de vos identifiants de connexion.

Attention: vous devez nécessairement vous connecter à votre compte à partir du lien d'invitation de l'email afin d'accéder au questionnaire.

Comment trouver mes catégories d'articles ? Où les codes UNSPSC sont-ils visibles ? Que dois-je faire si je ne les trouve pas ?

Tous les codes UNSPSC ne s'appliquent pas à Infrabel et ne sont donc pas tous visibles lors de votre inscription sur le réseau Ariba. Si votre code spécifique n'est pas disponible, veuillez choisir un ou plusieurs codes qui reflètent le mieux vos services/biens.

Comment soumettre mon offre ?

Il existe 2 procédures de soumission des offres :

1. Grâce au nouveau processus Ariba, votre organisation sera invitée, par mail, à soumettre une offre. Regardez cette vidéo pour l’explication détaillée.
2. Le processus (existant) d’E-tendering reste inchangé..

Mon entreprise a été invitée à une demande prix, mais je ne le vois pas dans mon compte Ariba

La demande ne peut être vue que par la personne effectivement invitée. Si vous ne savez pas qui de votre entreprise a été invité, contactez l’acheteur Infrabel pour le vérifier. Si ce n'est pas à la bonne personne, l'acheteur peut l'envoyer à la bonne personne.

Puis-je remettre offre sans avoir rempli le questionnaire?

Tous les fournisseurs impliqués dans les futurs processus d'achat via Ariba Network doivent s'inscrire.

Puis-je d'abord voir le contenu d'un appel d'offres avant d'indiquer si nous avons l'intention d'y participer ?

Tant que la durée de l’appel n'est pas encore expirée, vous pouvez modifier votre devis et le soumettre à nouveau. Une fois le terme expiré, vous ne pouvez plus faire d'ajustements

Puis-je encore modifier mon offre une fois qu'il a déjà été soumis ?

Tant que la durée de l’appel n'est pas encore expirée, vous pouvez modifier votre devis et le soumettre à nouveau. Une fois le terme expiré, vous ne pouvez plus faire d'ajustements

Comment puis-je télécharger plusieurs documents/pièces jointes ?

Vous pouvez utiliser un fichier .zip

La facturation sera-t-elle modifiée suite à l'inscription sur Ariba ?

Le processus de facturation reste inchangé.

Que dois-je faire si j'ai oublié / ne connais pas l'utilisateur du compte Ariba de notre société ?

Infrabel n'a pas accès aux données du fournisseur sur le réseau Ariba. Veuillez vous rendre à 'supplier.ariba.com' et utiliser l'option "Nom d'utilisateur".

Le compte existant est dirigé vers une adresse e-mail (de la propre organisation) avec laquelle l’enregistrement initial du compte a été effectué. Cela permet d’envoyer les données à la même adresse e-mail.

Si cela n’est pas non plus connu au sein de votre organisation, veuillez contacter le support Ariba via support.ariba.com.

Que dois-je faire si j'ai oublié / ne connais pas le mot de passe du compte Ariba de notre société ?

Infrabel n'a pas accès aux données du fournisseur sur le réseau Ariba. Veuillez vous rendre sur 'supplier.ariba.com' et utiliser l'option 'mot de passe oublié'. Le compte existant est dirigé vers une adresse e-mail (de votre organisation) avec laquelle l’enregistrement initial du compte a été effectué. Cela permet d’envoyer les données à la même adresse e-mail. Si cela n’est pas non plus connu au sein de votre organisation, veuillez contacter le support Ariba.

Nous éprouvons des difficultés à nous connecter en utilisant nos données existantes. Que pouvons-nous faire?

Ce problème peut avoir plusieurs causes:

• Vous êtes déjà connecté à votre compte existant et avez également cliqué sur le lien contenu dans l'email.
  IMPORTANT: le système considère cela comme une tentative de seconde connexion. Vous devez soit cliquer sur le lien et vous connecter à partir de celui-ci, soit vous connecter à votre compte, puis, naviguer vers le dashboard de l'Ariba Network.
• Si vous avez ouvert une autre page Ariba dans un autre Browser/feuille, fermez cette autre fenêtre et essayer de nouveau à vous logger.
• Si vous avez reçu un message d'erreur dans votre browser lorsque vous avez essayé d'accéder au réseau Ariba, effacez votre cache browser, cookies en historique de recherche. Fermez le browser et essayer de nouveau à ouvrir la page.

La page Ariba ne se charge pas complètement après la connexion

Assurez-vous que les bloqueurs de publicités tels que AdBlock Plus ou uBlock sont suspendus/désactivés. Cela peut empêcher le chargement du contenu. Dans Google Chrome, les bloqueurs de publicités se trouvent généralement dans la section Extensions

Message d'erreur: Désolé...Une erreur système s'est produite

Vous recevez ce message car SAP Ariba a effectué une mise à jour dans le système. Vous devriez simplement réessayer et ce problème ne devrait plus se reproduire. Si ce problème persiste, veuillez contacter le Help Center Ariba.

Message d'erreur de réinitialisation du mot de passe par e-mail : Aucun compte enregistré sur Ariba commerce cloud

La raison de ce message d'erreur est que vous souhaitez vous connecter avec un User ID qui n'est pas lié au numéro AN (réseau Ariba) lié à Infrabel. Contactez l'administrateur du compte Ariba Network au sein de votre entreprise pour vous faire ajouter comme nouvelle personne de contact pour soumettre des devis à Infrabel. Si vous ne savez pas qui est l'Administrateur au sein de votre entreprise, veuillez contacter le Help Center Ariba ou votre personne de contact au sein de l'organisation Infrabel.

Message d'erreur : Les informations de profil demandées ont été soumises à Infrabel et sont en attente d'approbation

Infrabel doit encore procéder à une approbation interne.

Vous recevrez un e-mail automatique dès votre inscription.

Erreur : Vous n'avez pas la bonne autorisation pour voir l'événement

Il y a un problème avec votre profil Ariba Network. Contactez le Help Center Ariba pour faire corriger ce problème.

Pour mieux comprendre l'approche, nous souhaitons avoir un meeting ou un rendez-vous téléphonique. Est-ce possible ?

Veuillez d'abord consulter le matériel vidéo et la FAQ disponibles sur le site d'Infrabel. Celles-ci ont été élaborées sur la base de l'expérience des inscriptions précédentes dans le réseau de fournisseurs d'Infrabel, et apportent des réponses aux questions les plus courantes. Si vous avez des questions concernant votre compte Ariba, veuillez vous référer à la plate-forme Ariba elle-même. Si vous avez un problème spécifique qui n'est pas explicité dans ces ressources, merci de contacter votre interlocuteur habituel au sein de l'organisation d'achat d'Infrabel.