Utilisation des plateformes Infrabel
1. Données personnelles
Du simple fait de se connecter aux plateformes Infrabel, certaines données à caractère personnel peuvent être connues d'Infrabel et du prestataire de services externe (comme, par exemple, Microsoft), notamment :
- Données d’identification : nom de famille, prénom, organisation ;
- Coordonnées : adresse e-mail, numéro de téléphone ;
- Préférences : langue ;
- Données techniques : données relatives à l’utilisation des applications par l’utilisateur final, telles que le statut, la date d’enregistrement, la date de désactivation, la date de la dernière réinitialisation du mot de passe, l’adresse IP par laquelle vous vous connectez, la date et l’heure de votre visite, les pages et applications que vous consultez, le navigateur et le système d’exploitation que vous utilisez. Ces données seront utilisées pour améliorer et garantir le bon fonctionnement des différents outils.
Par le simple fait de votre connexion aux applications Microsoft telles que Teams, certaines données vous concernant peuvent être connues Infrabelou de Microsoft, fournisseur de l’outil Microsoft Teams.
Ces données permettent à Microsoft et à l’administrateur des outils Microsoft Office 365 au sein d'Infrabel de disposer de statistiques d’utilisation, d’erreurs et de qualité relatives à ces outils.
Ces données sont du type :
- Données de recensement (Census data) : ces données sont collectées dans le but de fournir, d’aider et d’améliorer les produits Microsoft et leurs fonctionnalités. Elles comprennent des informations environnementales telles que les versions des appareils et des systèmes d’exploitation utilisés, ainsi que les paramètres régionaux et linguistiques. Elles comprennent également le nombre de tentatives et d’échec de connexion.
Les données de recensement ne contiennent à aucun moment des informations permettant d’identifier un individu ou une entreprise. Plus précisément, il s’agit principalement de :
Data type - Exemple
AppName - iPhoneSkype
DeviceModel - iPhone
OSName - iPhoneiOS
OSVersion - 13.3
UserLanguage - BE-FR - Données d'utilisation(Usage data): les données d’utilisation comprennent des informations telles que le nombre d’appels, le nombre de messages instantanés envoyés ou reçus, le nombre de réunions, la fréquence des fonctionnalités utilisées et les problèmes de stabilité de l’application. Les données d’utilisation peuvent contenir des informations permettant d’identifier l’organisation propriétaire du Groupe Teams, comme par exemple « infrabel.be ». Les données d’utilisation ne contiennent à aucun moment des informations permettant d’identifier un individu. Plus précisément, il s’agit principalement de :
Data type - Exemple
IM Sent - 12
IMReceived - 5
Join a meeting (attempts) - 5
Join a meeting (success) - 4
Call/meeting minutes - 30 mins
FederationPartner - infrabel.be - Données relatives aux rapports d’erreurs (Error reporting data):les données relatives aux rapports d'erreurs peuvent comprendre des informations sur les performances et la fiabilité, la configuration des appareils, la qualité de la connexion au réseau, les codes d'erreur, les journaux d'erreurs.
Les données peuvent également contenir des informations personnelles identifiables telles que l'adresse IP de l'Utilisateur. Plus précisément, il s’agit principalement de :
Data type - Exemple
Message direction - Incoming
Conversation state - Idle
Conversation thread ID - AdDO8hsJqilU93hQHC3OZaPR2saEA==
UserID - Amosmarble
Pour en savoir plus sur les modalités de traitement des données à caractère personnel par Microsoft, dans le cadre de l’utilisation des outils concernés, nous vous invitons à consulter la documentation relative à la vie privée de Microsoft disponible via le lien https://docs.microsoft.com/fr-be/microsoftteams/teams-privacy.
2. Finalités et fondement juridique du traitement des données personnelles
Vos données personnelles sont collectées et traitées aux fins suivantes, sur la base des fondements juridiques suivants :
- Le bon fonctionnement des plateformes (y compris la sécurité informatique et la maintenance) : le traitement est nécessaire à la bonne exécution du contrat avec l’Utilisateur (art. 6, §1, b) RGPD).
- La gestion des accès : le traitement est nécessaire à la bonne exécution du contrat avec l’Utilisateur (art. 6, §1, b) RGPD).
- La gestion des incidents relatifs à l’accès aux plateformes et à leur utilisation : le traitement est nécessaire à la bonne exécution du contrat avec l’Utilisateur (art. 6, §1, b) RGPD).
- L’envoi d’e-mails informatifs et/ou d’enquêtes concernant l’utilisation des plateformes : le traitement est fondé sur l’intérêt légitime du responsable du traitement (art. 6, §1, f) RGPD).
- L’envoi d’e-mails contenant des informations nécessaires dans le cadre de la gestion de crise: le traitement est nécessaire à la bonne exécution du contrat avec l’Utilisateur (art. 6, §1, b) RGPD).
- La conformité avec les obligations légales d’Infrabel: le traitement est nécessaire afin de satisfaire aux obligations légales d’Infrabel (art. 6, §1, c) RGPD.
3. Destinataires des données personnelles
Les données personnelles sont traitées et gérées exclusivement par les membres du personnel d'Infrabel concernés et compétents, ou par des sous-traitants d'Infrabel, comme par exemple Microsoft, agissant conformément à ses instructions, d’une part pour la réalisation des finalités indiquées ci-dessus.
4. Conservation des données personnelles
Les données personnelles que nous traitons conformément à la présente politique seront conservées pour une durée maximale d’une année après désactivation de l’employé de l’Utilisateur ayant eu accès aux différentes plateformes Infrabel. Les données personnelles qui ne sont plus tenues d'être conservées selon les exigences légales seront supprimées de manière sécurisée.