Gebruik van Infrabel-platformen

1. Persoonsgegevens

Louter door verbinding te maken met de Infrabel-platformen kunnen bepaalde persoonsgegevens bij Infrabel en de externe dienstenleverancier (zoals bv. Microsoft) bekend zijn, waaronder:

• Identificatiegegevens: familienaam, voornaam, organisatie;
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer;
• Voorkeuren: taal;
• Technische gegevens: gegevens met betrekking tot het gebruik van de applicaties door de eindgebruiker, zoals de status, de registratiedatum, de deactiveringsdatum, de datum van de laatste wachtwoordreset, het IP-adres, de datum en uur van het bezoek, geraadpleegde pagina’s en applicaties, gebruikte browser en besturingssysteem. Deze gegevens worden gebruikt om het goede functioneren van de platformen te verbeteren en te waarborgen.

Enkel en alleen door in te loggen op Infrabel Microsoft 365-tools, zoals de Teams-applicatie, kunnen bepaalde gegevens die op u betrekking hebben door Infrabel of Microsoft, leverancier van de Microsofttool Teams, gekend zijn.

Aan de hand van deze gegevens beschikken Microsoft en de beheerder van de Microsoft Office 365-tools binnen Infrabel, over gebruiks-, fout- en kwaliteitsstatistieken met betrekking tot deze tools.

Deze gegevens zijn van het type:

• Tellingsgegevens (Census data): deze gegevens worden verzameld met het oog op het leveren, ondersteunen en verbeteren van Microsoft-producten en hun functionaliteiten. Ze bevatten omgevingsinformatie zoals de versies van de gebruikte apparaten en besturingssystemen, evenals de regionale en taalinstellingen. Ze omvatten ook het aantal inlogpogingen en -fouten.
  Tellingsgegevens bevatten op geen enkel moment informatie waarmee men een individu of bedrijf kan identificeren. Het betreft meer bepaald:
  Data type - Voorbeeld
  AppName - iPhoneSkype
  DeviceModel - iPhone
  OSName - iPhoneiOS
  OSVersion - 13.3
  UserLanguage - BE-NL
• Gebruiksgegevens (Usage data): gebruiksgegevens omvatten informatie zoals het aantal oproepen, het aantal verzonden of ontvangen instant messages, het aantal vergaderingen, de frequentie van het gebruik van functies en problemen met de stabiliteit van de applicatie. Gebruiksgegevens kunnen informatie bevatten die het mogelijk maakt om de organisatie die eigenaar is van de Teams Group te identificeren, zoals bijvoorbeeld "infrabel.be". Op geen enkel moment bevatten de gebruiksgegevens enige informatie die een individu zou kunnen identificeren. Het betreft meer bepaald:
  Data type - Voorbeeld
  IM Sent - 12
  IMReceived - 5
  Join a meeting (attempts) - 5
  Join a meeting (success) - 4
  Call/meeting minutes - 30 mins
  FederationPartner - infrabel.be
• Gegevens over foutrapporten (Error reporting data): gegevens over foutrapporten kunnen informatie bevatten over prestaties en betrouwbaarheid, configuratie van apparaten, kwaliteit van de netwerkverbinding, foutcodes, foutlogs.
  De gegevens kunnen ook persoonlijk identificeerbare informatie bevatten, zoals het IP-adres van de Gebruiker. Het betreft meer bepaald:
  Data type - Voorbeeld
  Message direction - Incoming
  Conversation state - Idle
  Conversation thread ID - AdDO8hsJqilU93hQHC3OZaPR2saEA==
  UserID - Amosmarble
  Voor meer informatie over de manier waarop Microsoft met persoonsgegevens omgaat bij het gebruik van de betreffende tools, kunt u de privacy documentatie van Microsoft raadplegen die beschikbaar is via de volgende link https://docs.microsoft.com/nl-be/microsoftteams/teams-privacy.

2. Doeleinden en rechtsgrond van de verwerking van de persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden, gebaseerd op de volgende rechtsgronden:

• De goede werking van de platformen (incl. informaticabeveiliging en onderhoud): verwerking is noodzakelijk voor de goede uitvoering van het contract met de Gebruiker (art. 6.1(b) AVG).
• Het beheer van de toegang: verwerking is noodzakelijk voor de goede uitvoering van het contract met de Gebruiker (art. 6.1(b) AVG).
• Het beheer van incidenten met betrekking tot toegang tot en gebruik van de platformen: verwerking is noodzakelijk voor de goede uitvoering van het contract met de Gebruiker (art. 6.1(b) AVG).
• Het verzenden van informatieve e-mails en/of enquêtes over het gebruik van de platformen: verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke (art. 6.1(f) AVG).
• Het verzenden van e-mails met informatie die noodzakelijk is in het kader van crisisbeheer: verwerking is noodzakelijk voor de goede uitvoering van het contract met de Gebruiker (art. 6.1(b) AVG.
• Gerechtvaardigde belangen: verwerking noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene zwaarder wegen dan de belangen.

3. Ontvangers van de persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden uitsluitend door de betrokken en bevoegde personeelsleden van Infrabel verwerkt en beheerd, of door onderaannemers van Infrabel, waaronder bv. Microsoft, die handelen volgens de instructies van Infrabel voor de uitvoering van de hogervermelde doeleinden.

4. Bewaring van de persoonsgegevens

De persoonsgegevens die we overeenkomstig dit beleid verwerken, worden maximaal 1 jaar bewaard volgend op het deactiveren door de eindgebruiker die toegang had tot het Infrabel-platform. Persoonsgegevens die volgens de wettelijke voorschriften niet langer dienen te worden bewaard, worden op een beveiligde manier verwijderd.