ARIBA : FAQ & Aanmaken van leveranciers

Waarom moeten we participeren? 

Infrabel streeft met de vernieuwing van zijn standaarden en processen naar een continue verbetering van de samenwerking met zijn leveranciers. Hiervoor zal SAP Ariba als tool gebruikt worden.

De voordelen hiervan zijn onder meer het elimineren van handmatige werkwijzen, en laat toe om te beschikken over actuele en nauwkeurige gegevens van Infrabel's leveranciers.

Wat gebeurt er als een leverancier het nieuwe onboardingproces niet voltooit?

Toepassing van de registratieprocedure is verplicht om voor Infrabel leverancier te worden of te blijven.

Uw organisatie zal uitgenodigd worden om zich in te schrijven op het Ariba platform, en automatisch herinnerd worden om zich in te schrijven gedurende 60 dagen na de initiële uitnodiging.

Als we al handelen met Infrabel als leverancier, moeten we ons dan opnieuw registreren?

Alle leveranciers die betrokken worden in toekomstige aankoopprocessen via het Ariba Network, dienen de registratie te voltooien.

Wat is de impact voor de lopende dossiers?

Uw inschrijving heeft geen invloed op de lopende aanbestedingen.

Hoe kan ik het best mijn Ariba account beheren?

Om het beheer van de Ariba accounts te vergemakkelijken, wordt het gebruik van een functionele mailbox sterk aanbevolen. Indien hiervan wordt afgeweken, is Ariba accountbeheer door de persoonlijke email van de primaire contactpersoon van Infrabel binnen uw organisatie aangeraden.

Aangezien uitnodigingen strikt gekoppeld zijn aan het e-mailadres dat de uitnodiging ontvangt, kan het doorsturen van de registratie e-mail tot complicaties leiden, en dus ook bij de mogelijkheid om offertes in te dienen.

Indien meer dan één persoon toegang nodig heeft tot het Ariba netwerk, kunnen zij als contactpersoon worden toegevoegd. Dit kan zowel met account gekoppeld aan een functionele mailbox, of een persoonlijke e-mail.

Kan de uitnodiging tot registratie naar iemand anders binnen mijn organisatie worden gestuurd?

Uitnodigingen zijn strikt persoonlijk. Stuur deze mail dus niét door.

Neem contact op met uw contactpersoon binnen de infrabel organisatie om de e-mail met de link opnieuw te laten verzenden naar het correcte e-mail adres.

Wat als ik de link om te registreren niet heb ontvangen, of deze opnieuw verstuurd dient te worden?

Het probleem kan te maken hebben met de instellingen van uw mailbox. Controleer het volgende voordat u verzoekt om de uitnodiging opnieuw te verzenden:

• Verzeker u ervan dat ariba.com een vertrouwde afzender is.
• Zoek in uw mailbox naar een e-mail met het volgende e-mailonderwerp: “Uitnodiging: Registreer u om leverancier te worden bij Infrabel”.
• Zoek naar de uitnodiging in al uw mappen, zoals uw Postvak IN, Ongewenste of Spam folder.
• Bevestig of één van uw collega's de uitnodiging heeft ontvangen in plaats van u.

Indien de informatie niet is teruggevonden, kan u steeds een nieuwe registratielink vragen. Zie de sectie 'Ondersteuning' voor alle mogelijkheden.

Ik heb meerdere uitnodiging ontvangen om te registreren? Zijn dit duplicaten?

Sleutel is dat registratie vereist is voor elke legale entiteit.

Als u meer dan één bedrijf heeft dat actief handelt met Infrabel, ontvangt u een door het systeem gegenereerde uitnodiging om u per organisatie of rechtspersoon te registreren.

U moet elke entiteit afzonderlijk registreren.

BELANGRIJK! Als u meerdere bedrijven registreert, doe dit dan één voor één. Zorg dat er geen andere SAP Ariba-gerelateerde uitnodigingen om u te registreren op verschillende tabbladen van uw browser staan. Hierdoor kunnen de gegevens van het ene bedrijf per ongeluk opgeslagen of gekoppeld worden aan de vragenlijst van een ander bedrijf.

Ons bedrijf is een dochteronderneming van een buitenlands bedrijf dat een Ariba-account heeft. Moeten we ons registreren als Belgische dochteronderneming?

Sleutel is dat registratie vereist is voor elke entiteit met een BTW nummer. Er zijn 2 uitzonderingen: tijdelijke verenigingen en bedrijven buiten Europa.

Als u meer dan één bedrijf heeft dat actief met Infrabel handelt, ontvangt u een door het systeem gegenereerde uitnodiging om u per organisatie of rechtspersoon te registreren. U moet elke entiteit afzonderlijk registreren.

Wat te doen indien we meerdere accounts hebben aangemaakt?

In theorie kan uw organisatie meerdere accounts behouden, maar dit leidt tot berichten van verschillende klanten op verschillende accounts. Dit is waarschijnlijk niet de beste aanpak. Het is daarom aangeraden om overbodige accounts te deactiveren.

Indien u verdere vragen hierover heeft gelieve contact op te nemen met het Ariba Helpcenter.

Is een account op het Ariba netwerk betalend?

In deze fase van het Infrabel Ariba programma voldoet het voor alle leveranciers om een gratis standaard account aan te maken. Dit is voldoende om aan aankooprocedures deel te nemen.

Hoe weet ik welk type account het is?

Log hiervoor in op de account van uw bedrijf. U vindt dit terug in de bovenste balk van het startscherm.

Hoe kan ik weten of er al een account bestaat voor mijn bedrijf?

Bij Infrabel hebben we geen zicht op welke bedrijven reeds een account hebben op het Ariba Netwerk. Bij twijfel kan hiervoor best contact opnemen met het Ariba Help Center.

Als ik al een bestaande SAP Ariba netwerk-account heb, waarom wordt mij dan gevraagd een nieuwe aan te maken?

U hoeft geen nieuw Ariba Network-account aan te maken.

Uw organisatie dient wél via uw bestaande account de Infrabel vragenlijst in te vullen, om de registratie met Infrabel te vervolledigen. Hierdoor wordt uw bestaande account gelinkt aan het Ariba netwerk profiel van Infrabel. U doet dit via de email uitnodiging die u heeft ontvangen, en vervolgens te 'aanmelden' te kiezen in plaats van 'registreren'. Bekijk deze video voor de gedetailleerde uitleg.

Daarna kunt u uw bestaande account gebruiken om:

• te reageren op registratievragenlijsten voor Infrabel en andere klanten
• te reageren op toekomstige sourcing-evenementen
• mogelijk contracten te beheren.
• Enz.

Hoe wijzig ik de gegevens van mijn bedrijf op het Ariba-platform?

Met een bestaande Ariba-account kunt u als bedrijf autonoom uw contactgegevens beheren. Gelieve eerst grondig het videomateriaal te raadplegen voor de gedetailleerde instructies:

• Hoe een rol aanmaken?
• Hoe een contactpersoon toevoegen?

Waarom dien ik twee keer mijn gegevens in te vullen?

Bij initiële registratie zijn er twee vragenlijsten die u dient in te vullen:

1. Inschrijven op het Ariba Netwerk
2. Het invullen van de Infrabel specifieke vragenlijst

Bekijk deze video voor de gedetailleerde instructie.

Nadat u de vragenlijst heeft ingevuld en bevestigd, ontvangt u een e-mail ter bevestiging.

Als u een bestaande leverancier van Infrabel bent, kan een deel van uw informatie worden gemigreerd naar de registratievragenlijst, zodat u vooral de correctheid van de gegevens moet controleren.
Het kan echter zijn dat u bepaalde informatie opnieuw moet invoeren of aanvullende informatie moet verstrekken. Dit zorgt ervoor dat Infrabel over de meest nauwkeurige en actuele informatie beschikt die ze nodig hebben om in de toekomst zaken te doen met uw bedrijf.

Wat gebeurt er als ik de registratievragenlijst heb ingevuld?

• Nadat u de vragenlijst heeft ingevuld en bevestigd, ontvangt u een e-mail ter bevestiging.
• Zodra uw inschrijving is goedgekeurd door Infrabel, ontvangt u een (nieuwe) e-mail bevestiging ter goedkeuring.
• U kan de gegevens in de vragenlijst aanpassen na de goedkeuring van Infrabel. Dit zal een nieuwe goedkeurig bij Infrabel initiëren.

Hoe weet ik of mijn inschrijving gevalideerd is door Infrabel?

U ontvangt een automatische e-mail van zodra u bent geregistreerd.

Wat als ik de vragenlijst niet kan zien?

• Als u bent ingelogd op uw Ariba account, schakelt u naar de module “Proposals and questionnaires" in de linkerbovenhoek om vragenlijsten en gegevens te bekijken.
• Als u de vragenlijst niet ziet, is de vragenlijst mogelijk niet naar uw account verzonden. Gelieve contact op te nemen met uw contactpersoon binnen Infrabel om de link opnieuw te laten verzenden en vervolgens in te loggen met uw bestaande account.

Let op: u moet inloggen op uw account via de uitnodigingslink in de e-mail om de vragenlijst te zien.

Hoe vind ik mijn artikelcategorieën? Waar zijn de UNSPSC-codes zichtbaar? Wat moet ik doen als ik ze niet kan vinden?

Niet alle UNSPSC codes zijn van toepassing voor Infrabel en zijn daarom niet allemaal zichtbaar tijdens uw inschrijving op het Ariba netwerk.
Indien uw specifeke code niet aanwezig is, gelieve dan één of meerdere codes te kiezen die zo goed mogelijk uw diensten/goederen reflecteren.

Hoe moet ik mijn offerte indienen?

Er bestaan 2 procedures voor het indienen van offertes:

1. Via het nieuwe Ariba process zal uw organisatie uitgenodigd worden, via mail, om een offerte in te dienen. Bekijk deze video voor de gedetailleerde uitleg.
2. Het (bestaande) E-tendering proces blijft onveranderd.

Mijn firma is uitgenodigd voor een prijsvraag te beantwoorden via Ariba, maar ik zie deze niet in mijn Ariba account

De prijsvraag kan enkel gezien worden door de persoon die effectief is uitgenodigd. Indien u niet zeker bent wie van uw firma is uitgenodigd, vraag dan even na bij uw contactpersoon binnen de Infrabel aankooporganisatie wie exact is uitgenodigd. Deze kan vervolgens de prijsvraag doorsturen naar het correcte e-mailadres.

Kan ik een offerte indienen zonder de vragenlijst te hebben ingevuld?

Alle leveranciers die betrokken worden in toekomstige aankoopprocessen via het Ariba Network, dienen de registratie te voltooien.

Kan ik eerst de inhoud van een RFP raadplegen alvorens aan te geven of we intentie hebben tot deelname?

Voordat u aangeeft te willen deelnemen aan een prijsvraag, kan u de inhoud van de prijsvraag downloaden. Daarna kan u aangeven of u al dan niet zal deelnemen.

Kan ik mijn offerte nog wijzigen wanneer hij al is ingediend?

Zolang de termijn van de prijsvraag nog niet is verstreken kan u aanpassingen doen aan uw offerte en deze opnieuw indienen. Eens de termijn is verstreken kan u geen aanpassingen meer doen.

Hoe kan ik meerdere documenten/bijlages uploaden?

U kunt een .zip-bestand gebruiken

Verandert de facturering na registratie op Ariba?

Het facturatieproces blijft ongewijzigd.

Wat als ik de gebruikersnaam ben vergeten / niet ken van de Ariba account van de eigen firma?

Infrabel heeft geen toegang tot de inloggegevens van leveranciers op het Ariba Netwerk.
Gelieve naar 'supplier.ariba.com' te navigeren en daar de optie ‘Forgot Username' gebruiken.

De bestaande account is gekoppende aan een email adres (van de eigen organisatie) waarmee de initiële account registratie is gebeurd. Hiermee kunnen de gegevens verstuurd worden naar datzelfde email adres.
Indien dit ook niet gekend is binnen uw organisatie, gelieve dan contact op te nemen met Ariba support via support.ariba.com.

Wat als ik het paswoord ben vergeten / niet ken van de Ariba account van de eigen firma?

Infrabel heeft geen toegang tot de inloggegevens van Leveranciers op het Ariba Netwerk. Gelieve naar 'supplier.ariba.com' te navigeren en daar de optie ‘Wachtwoord vergeten' gebruiken.

De bestaande account is gekoppende aan een email adres (van de eigen organisatie) waarmee de initiële account registratie is gebeurd. Hiermee kunnen de gegevens verstuurd worden naar datzelfde email adres. Indien dit ook niet gekend is binnen uw organisatie, gelieve dan contact op te nemen met Ariba support via support.ariba.com.

Ik heb moeite om in te loggen met mijn bestaande Ariba Network-accountgegevens. Wat kan ik doen?

Als dit probleem zich voordoet, kan dit veroorzaakt worden door één van onderstaande scenario's:

• U bent al ingelogd op uw bestaande account en hebt vervolgens ook voor de eerste keer op de link in de e-mail geklikt. BELANGRIJK: Het systeem zal dit zien als een poging om twee keer tegelijk in te loggen. U moet ofwel op de link klikken en vanaf daar inloggen, ofwel inloggen op uw bestaande account en naar het Ariba Netwerk dashboard navigeren.
• Als u een andere SAP Ariba-site heeft geopend in een ander browser/tabblad, sluit dan dat andere tabblad en probeer opnieuw in te loggen.
• Als u een certificaatfout in uw browser hebt ontvangen toen u probeerde toegang te krijgen tot de Ariba Network-aanmeldingspagina op https://supplier.ariba.com, wis dan uw browsercache, cookies en zoekgeschiedenis. Sluit de browser en probeer de pagina opnieuw te openen.

De Ariba pagina laad zich niet helemaal na het aanmelden

Zorg ervoor dat adblockers zoals AdBlock Plus of uBlock zijn gepauzeerd/uitgeschakeld. Dit kan voorkomen dat inhoud wordt geladen. In Google Chrome zijn adblockers meestal te vinden in het gedeelte Extensies

Foutmelding: Sorry- Er is een systeemfout opgetreden

U krijgt deze melding omdat SAP Ariba een update heeft uitgevoerd in het systeem. U dient gewoon opnieuw te proberen en dan zou dit probleem niet meer mogen voorkomen. Indien dit probleem zich blijft voordoen, neem dan contact op met het Ariba Helpcenter.

Foutmelding via email bij wachtwoord reset: Geen account geregistreerd op Ariba commerce cloud

De reden voor deze foutmelding is dat de u wil aanloggen met een Gebruiker ID dat niet gekoppeld is aan het AN nummer (Ariba netwerk) gekoppeld aan Infrabel. Neem contact op met de beheerder van het Ariba Netwerk account binnen uw firma om u te laten toevoegen als nieuw contactpersoon om offertes in te dienen bij Infrabel. Indien u niet weet wie de Beheerder is binnen uw bedrijf gelieve dan contact op te nemen met het Ariba Helpcenter of met u contact binnen de Infrabel organisatie.

Foutmelding: De gevraagde profiel informatie is ingediend bij Infrabel en is in afwachting van goedkeuring

Infrabel dient nog een interne goedkeuring te doen.
U ontvangt een automatische e-mail van zodra u bent geregistreerd.

Error: U heeft niet de juiste toestemming om het gebeurtenis te bekijken

Er is een probleem met uw Ariba Network-profiel. Neem contact op met het Ariba Helpcenter om dit te corrigeren.

Om de aanpak beter te begrijpen, hebben we graag een vergadering of een telefonische afspraak. Is dit mogelijk?

Gelieve eerst grondig het videomateriaal en FAQ beschikbaar op de Infrabel website te raadplegen. Deze zijn ontwikkeld op basis van de ervaringen van eerdere registraties in het Infrabel leveranciersnetwerk, en bieden antwoorden op de meest voorkomende vragen.

Bij vragen betreffende uw Ariba account, gelieve het Ariba-platform zelf te raadplegen.

Indien u een specifiek probleem heeft dat niet verduidelijkt wordt in deze hulpmiddelen, gelieve contact op te nemen met uw gebruikelijke contactpersoon binnen de Infrabel aankooporganisatie .