Overslaan en naar de inhoud gaan

Human ressources

  1. Employer branding

Het is mogelijk dat u contact met ons opneemt met vragen over de Job Days en/of wanneer wij onze vacatures bekendmaken.

In deze context verwerken wij bepaalde Persoonsgegevens om diverse aanvragen te behandelen, met inbegrip van het beantwoorden van uw vragen, het beslissen of een bepaald verzoek wordt aanvaard en het opvolgen van uw feedback, en om u te informeren over vacatures en mogelijkheden. 

De lijst hieronder beschrijft de categorieën van gegevens die we voor deze doeleinden verwerken, vanwaar uw gegevens afkomstig zijn, de grondslag voor deze verwerkingsactiviteit en met wie we de gegevens mogelijks zullen delen.

Categorieën van verwerkte gegevens: adres, e-mailadres, naam / voornaam, telefoonnummer, geslacht, CV

Bewaartermijn: strikt beperkt tot de duurtijd van het evenement, of, mits uw voorafgaande toestemming, gedurende maximum 1 jaar.

Bron van gegevens: Rechtstreeks van u via e-mail, op papier of contactformulier, of via derden (zoals de organisator van de Job Days en HR-Rail)

Rechtmatige grondslag voor verwerking: Uw toestemming

Ontvangers van de gegevens: HR Rail

Toegang tot gegevens: De toegang tot de persoonsgegevens is beperkt tot de personeelsleden die bij deze gegevensverwerking betrokken zijn, met inbegrip van I-SCPA (badging van het evenement, enkel naam en voornaam) en I-HRO voor de employer branding (evenementen) .

  1. Stages

Het is mogelijk dat u met ons contact opneemt met vragen in verband met een stage.  In deze context verwerken wij bepaalde Persoonsgegevens om uw stage aanvraag te beoordelen.

De lijst hieronder beschrijft de categorieën van gegevens die we voor deze doeleinden verwerken, vanwaar uw gegevens afkomstig zijn, de grondslag voor deze verwerkingsactiviteit en met wie we de gegevens mogelijks zullen delen.

Categorieën van verwerkte gegevens: adres, e-mailadres, naam / voornaam, telefoonnummer, geslacht, CV, studies en opleidingen, certificaten en vergunningen, hobby's en interesses, motivatiebrief

Bewaartermijn: strikt beperkt tot de duurtijd van het selectieproces voor de stage, of, desgevallend, de duurtijd van de stage .

Bron van gegevens: Rechtstreeks van u of via uw school

Rechtmatige grondslag voor verwerking: (a) tijdens de fase van de zoektocht naar een stage: uw toestemming en (b) tijdens de fase van de onderhandeling over en het afsluiten van een stage: de uitvoering van de overeenkomst en noodzakelijke precontractuele handelingen die op uw initiatief genomen worden. 

Ontvangers van de gegevens: IT-dienstleveranciers, uw school (stagecontract) en HR-Rail

Toegang tot gegevens: De toegang tot de persoonsgegevens is beperkt tot de personeelsleden van Infrabel en HR-Rail die bij deze gegevensverwerking betrokken zijn, waaronder de hiring manager en I-HRO, de medewerkers van HR-Rail die verantwoordelijk zijn voor de selectie, het contractuele gedeelte en de administratieve follow-up. 

  1. Headhunting

Het is mogelijk dat wij met u contact opnemen in verband met een van onze vacatures.  In dit kader verwerken wij bepaalde Persoonsgegevens om de verschillende fasen van headhunting te beheren, met inbegrip van het samenstellen van onze talentpool.

De lijst hieronder beschrijft de categorieën van gegevens die we voor deze doeleinden verwerken, vanwaar uw gegevens afkomstig zijn, de grondslag voor deze verwerkingsactiviteit en met wie we de gegevens mogelijks zullen delen.

Categorieën van verwerkte gegevens: adres, e-mailadres, naam / voornaam, telefoonnummer, geslacht, CV, studies en opleidingen, certificaten en vergunningen, hobby's en interesses, motivatiebrief

Bewaartermijn: tijdens de duurtijd van de headhunting, met een maximum van zes maand.

Bron van gegevens: Rechtstreeks van u via e-mail, papier of contactformulier, of via jobs.infrabel.be, externe rekruteringswebsites (zoals bijvoorbeeld Jobat.be of Vacature.be), Forem/Actiris/VDAB (wanneer u hiervoor uw toestemming hebt gegeven), LinkedIn (wanneer u aangeeft dat u geïnteresseerd bent in een nieuwe functie of via een direct message), uw school (mits u hiervoor vooraf toestemming hebt gegeven)

Rechtmatige grondslag voor verwerking: Uw toestemming

Ontvangers van de gegevens: de recruteerder van Infrabel of, desgevallend, de recruteerder van HR-Rail

Toegang tot gegevens: De toegang tot de persoonsgegevens is beperkt tot de personeelsleden van Infrabel en desgevallend HR-Rail die bij deze gegevensverwerking betrokken zijn.

  1. Selectie

Het is mogelijk dat HR Rail ons contacteert in verband met een vacature en/of wanneer u solliciteert naar een van onze vacatures. In dit verband verwerken wij bepaalde Persoonsgegevens om uw geschiktheid voor de functie waarvoor u solliciteert, te beoordelen of te evalueren

De lijst hieronder beschrijft de categorieën van gegevens die we voor deze doeleinden verwerken, vanwaar uw gegevens afkomstig zijn, de grondslag voor deze verwerkingsactiviteit en met wie we de gegevens mogelijks zullen delen.

Categorieën van verwerkte gegevens: adres, e-mailadres, naam / voornaam, telefoonnummer, geslacht, CV, studies en opleidingen, certificaten en vergunningen, hobby's en interesses, motivatiebrief

Bron van gegevens: via HR-Rail

Rechtmatige grondslag voor verwerking: Krachtens de bepalingen van de wet van 23 juli 1926 betreffende het NMBS- en het Belgische spoorwegpersoneel vallen de wervings- en selectieactiviteiten in de eerste plaats onder de verantwoordelijkheid van HR Rail in zijn hoedanigheid van wettelijke werkgever.

Infrabel speelt echter ook een rol bij de selectie van de kandidaten, in haar hoedanigheid van de facto werkgever. Bijgevolg is Infrabel, om dit te kunnen doen, een aparte verantwoordelijke voor de verwerking, los van HR-Rail.

Door te solliciteren op een openstaande vacature van Infrabel, geeft u uw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens door Infrabel voor het doeleinde van de selectie van de kandidaten.

Indien u hierover meer wenst te weten, nodigen wij u uit om de Privacyverklaring over dit onderwerp te willen lezen, die u hier kunt terugvinden.

Ontvangers van de gegevens: IT-dienstverleners en HR-Rail.

  1. Beheer van externe dienstverleners en stagiairs

Van zodra u als externe dienstverlener voor Infrabel een opdracht uitvoert of u zich kandidaat stelt voor het uitvoeren van een opdracht (ongeacht of dit een missie in vaste prijs, of als dienstverlener in regie, zowel in uitvoering van een openbare aanbesteding of daarbuiten, bv. in uitvoering van een kaderovereenkomst), of wanneer u een stage uitvoert bij Infrabel, verwerkt Infrabel een beperkt aantal persoonsgegevens om onze overeenkomst met u (of met de opdrachtgever) op een correcte manier uit te kunnen voeren. Meer in het bijzonder om:

  • U informatie te verschaffen over de praktische zaken van uw opdracht (waar u moet zijn, op welke werkzetel, wie u gaat onthalen, nuttige links en contactpersonen, eerste meetings die vastgelegd worden),
  • U informatie te verschaffen wat er van u verwacht wordt, aan de hand van de toepassing zijnde policies (onder meer het veiligheidsboekje, de acceptable use policy en de privacy policy), en logging van uw gebruik van onze netwerkmiddelen.
  • U het nodige materiaal te verschaffen,
  • De nodige toegangen te regelen (toepassingen, gebouwen, servers…),
  • Voor stages, een stagemeester te kiezen en het informeren van het team
    en andere stakeholders waarin u terechtkomt, en desgevallend opleidingen 
  • Desgevallend, te voorzien in de facturatie en opvolging van uw timesheets.

De lijst hieronder beschrijft de categorieën van gegevens die we voor deze doeleinden verwerken, vanwaar uw gegevens afkomstig zijn, de grondslag voor deze verwerkingsactiviteit en met wie we de gegevens mogelijks zullen delen:

Categorieën van verwerkte gegevens voor onboarding: Persoonlijke identificatie (naam en voornaam, recto van de eID), demografische informatie (geboortedatum, geslacht, nationaliteit, functie), contactgegevens (adres, email).

Categorieën van verwerkte gegevens voor uitvoering van de overeenkomst: Persoonlijke identificatie (naam en voornaam), demografische informatie (geboortedatum en geboorteplaats, geslacht, nationaliteit, functie), contactgegevens (adres, email, telefoonnummer), opleidingsinformatie (studies en trainingen / certificaten / vergunningen).

Bron van gegevens: rechtstreeks van u of van uw werkgever of de opdrachtnemer van de openbare aanbesteding, in uitvoering van de overeenkomst, en/of van het procurement departement van Infrabel

Bewaartermijn: De onboarding informatie wordt op een centrale plek bewaard in de Infrabel Onboarding applicatie gedurende 30 dagen. Deze worden dan vervolgens meegenomen in de IT-systemen van Infrabel tijdens de hele duurtijd van uw missie en vervolgens gedurende 10 jaar bijgehouden voor archiverings-doeleinden.

Rechtmatige grondslag voor verwerking:  uitvoering van de overeenkomst en noodzakelijke precontractuele handelingen die op uw initiatief genomen worden. 

Ontvangers van de gegevens: IT-dienstverleners

Toegang tot gegevens: De toegang tot de persoonsgegevens is beperkt tot de personeelsleden van Infrabel die betrokken zijn bij de opvolging en de behandeling van het beheer van de externe medewerkers en stagiairs, zoals de lokale personeelsbureaus, de HR-admin, I-ICT (toegangen), Infrabel Academy en de directe leidinggevende (deze laatste, beperkt tot hun eigen nieuwkomers).