Het is mogelijk dat u contact met ons opneemt in verband met de certificering van uw rol als beveiligingspersoneel. Deze verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor Infrabel, in toepassing van het Koninklijk Besluit van 9 augustus 2020 tot bepaling van de eisen die van toepassing zijn op beveiligingspersoneel, om te kunnen certificeren dat u gerechtigd bent om één of meer kritieke beveiligingstaken uit te voeren voor Infrabel. Concreet is de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk om uw bekwaamheden en identiteit te controleren, zoals voorzien in dit Koninklijk Besluit.
Controle van de identiteit, de leeftijd en vaardigheden: Infrabel moet de identiteit, de vaardigheden en de bekwaamheid controleren van de persoon die een certificatie aanvraagt. Concreet moet Infrabel nagaan of de persoon meerderjarig is en bepaalde specifieke kennis controleren en certificeren en bepaalde gegevens bevestigen die in het koninklijk besluit worden vermeld, zoals (1) de achternaam, (2) de voornaam en (3) de geboortedatum van de betrokken persoon.
Beveiligd bestand: Als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zorgt Infrabel ervoor dat de gegevens die in het kader van zijn bevoegdheden worden verwerkt, in een speciaal en beveiligd bestand worden bewaard. De personeelsleden van Infrabel die belast zijn met de bovenvermelde certificatie, alsook de specifieke medewerkers van de juridische dienst en van de dienst Compliance, hebben toegang tot dit dossier. De betrokken personen hebben recht op toegang tot en correctie van hun gegevens.
Bewaartermijn: Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de uitoefening van de bevoegdheden waarnaar in deze gegevensverwerking wordt verwezen, worden bewaard gedurende vijf jaar vanaf het einde van de dienstverlening door de gecertificeerde persoon (wettelijke verjaringstermijn). Deze termijn is nodig gelet op de aard van de vaststellingen die door dit type personeel worden gemaakt. Na deze periode worden zij vernietigd of anoniem gemaakt. Indien een kopie van een identiteitsdocument werd meegedeeld door de te certificeren persoon, wordt deze enkel bijgehouden tijdens de duurtijd van de certificatieprocedure.
Categorieën van verwerkte gegevens: de voor het dossier noodzakelijke gegevens worden verzameld en verwerkt (d.w.z. gegevens die relevant zijn voor de certificering van het genoemde veiligheidspersoneel, in voorkomend geval uw volledige naam, geboortedatum, nummer van het getuigschrift, moedertaal, gegevens over de werkgever van de te certificeren persoon (ondernemingsnummer, BTW-nummer, naam, adres), gegevens over de persoon die gemachtigd is om de aanvraag in te dienen (naam, voornaam, functie, e-mailadres en telefoonnummer), getuigschriften waaruit specifieke kennis blijkt, presentielijsten voor bijscholingsdagen, identiteitsbewijs).
Categorieën van gevoelige gegevens: attest inzake psychologische geschiktheid en medische geschiktheid
Categorieën van betrokkenen: Beveiligingspersoneel van externe firma’s. Indien u werknemer bent van Infrabel, is de “Privacyverklaring medewerkers van Infrabel” op u van toepassing.
Bron van de gegevens: rechtstreeks van u of van een derde (uw werkgever, dienstverlener op het gebied van veiligheid en onze externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. )
Rechtmatige grondslag voor de verwerking Wettelijke verplichting, art. 9, 13 en 14 van het KB van 9 augustus 2020.
Ontvangers van de verwerking: administratieve overheden, politiediensten, openbaar ministerie.
In het kader van de opvolging en de verwerking van meldingen en aangiften van inbreuken op de wet van 27 april 2018 betreffende de spoorwegpolitie, is het noodzakelijk dat Infrabel gegevens over u verwerkt.
Concreet heeft de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de uitoefening van de in genoemde wet bedoelde bevoegdheden tot doel het beheer van aangiften van strafbare feiten, de sancties die daaruit kunnen voortvloeien en de tenuitvoerlegging daarvan, met inbegrip van het vervolg van de strafrechtelijke of administratieve procedure, te verzekeren.
De vaststellende beambten moeten zich legitimeren door middel van een legitimatiekaart. Aan de overtreder wordt een afschrift van de bekeuring of het proces-verbaal overhandigd.
De vaststellende beambten stellen de bevoegde politiediensten onmiddellijk in kennis van elk ander strafbaar feit waarvan zij in de uitoefening van hun functie kennis hebben gekregen.
Identiteitscontroles: de vaststellende beambten kunnen identiteitscontroles uitvoeren om na te gaan of de vervoersvoorwaarden van de spoorwegonderneming en de bepalingen van deze wet worden nageleefd. Indien personen aan wie wordt gevraagd zich te identificeren aan de hand van een officieel document dat een foto bevat en waarmee hun identiteit kan worden vastgesteld, weigeren of een twijfelachtige identiteit opgeven, kunnen de vaststellende beambten de hulp van de politie inroepen. Binnen een redelijke termijn verstrekt de politie de met de identificatie belaste vaststellende beambten de voor de opstelling van hun proces-verbaal noodzakelijke gegevens.
De leden van de veiligheidsdienst kunnen identiteitscontroles uitvoeren overeenkomstig artikel 34, § 1, van de wet van 5 augustus 1992 op het politieambt in de gevallen voorzien in een samenwerkingsprotocol tussen de geïntegreerde politie en de veiligheidsdienst.
Toegang tot het Rijksregister en de Kruispuntbank van voertuigen: de vaststellende beambten wier functie het vereist en de bestraffende beambten hebben toegang tot de gegevens van het Rijksregister en het personeel van de veiligheidsdienst en de bestraffende beambten hebben toegang tot de Kruispuntbank van voertuigen.
Beveiligd bestand: Als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zorgt Infrabel ervoor dat de gegevens die worden verwerkt in het kader van de uitoefening van de bevoegdheden bedoeld in de wet van 27 april 2018, worden bewaard in een specifiek en beveiligd bestand. De vaststellende beambten, de bestraffende beambte en de gespecialiseerde medewerkers van de juridische dienst hebben toegang tot dit bestand.
Toegang tot gegevens: De toegang tot de persoonsgegevens is beperkt tot de personeelsleden die betrokken zijn bij de opvolging en de behandeling van het dossier in kwestie, met inbegrip van de vaststellende beambten, de bestraffende beambte en de medewerkers van de juridische dienst van Infrabel. Overtreders hebben recht op toegang tot en verbetering van hun gegevens.
Bewaartermijn: De persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de uitoefening van de in deze gegevensverwerking bedoelde bevoegdheden, worden wettelijk bewaard gedurende vijf jaar vanaf de dag waarop de administratieve geldboete is opgelegd of de alternatieve maatregel is genomen. Na deze periode worden zij vernietigd of anoniem gemaakt.
Categorieën van verwerkte gegevens: de voor het dossier noodzakelijke gegevens worden verzameld en verwerkt (d.w.z. voor het beheer van het dossier relevante informatie zoals, in voorkomend geval, naam en voornamen, adres en contactgegevens, geboortedatum en -plaats, geslacht, nationaliteit, rijksregisternummer, kenteken van het voertuig).
Categorieën van betrokkenen: Inwoners, passanten, reizigers
Bron van de gegevens: Rechtstreeks van u of door een derde (administratieve autoriteiten, politiediensten,...), veiligheidsdienstverlener.
Rechtsgrondslag voor de verwerking: Wettelijke verplichting, Wet van 27 april 2018 betreffende de spoorwegpolitie, met inbegrip van de opvolging van strafrechtelijke en/of administratieve procedures.
Ontvangers van de verwerking: administratieve autoriteiten, politiediensten, openbare aanklagers, veiligheidsdienstverlener.
Het is mogelijk dat u contact met ons opneemt in verband met de certificering van uw medewerkers wanneer u werken voor ons uitvoert op het domein van Infrabel. Met domein wordt hier bedoeld de arbeids-/bouwplaatsen in de inrichting van Infrabel waar er blootstelling is aan spoorweggebonden veiligheidsrisico’s.
Vanaf 1 januari 2024 is er immers een verplichte opleiding en certificatie Basisveiligheid Spoorwegwerken verplicht gesteld voor het uitvoeren van aannemerswerken op het spoor, en dit in uitvoering van bundel 63 en het KB van 25 januari 2001.
Deze verplichte certificatie is er gekomen in overleg met de sectorverantwoordelijken van onze aannemersbedrijven, en de daaruit voortvloeiende keuze om meer actief in te zetten op opleiding en informatie van het personeel dat werkzaamheden op het spoorwegdomein moet uitvoeren en zodoende blootgesteld wordt aan specifieke veiligheidsrisico’s.
Deze basisveiligheidsopleiding, en de daarmee gepaard gaande verwerking van persoonsgegevens, heeft de volgende doeleinden:
- 1° beschikken over een basiskennis van de rol en de taken van de actoren betrokken bij tijdelijke of mobiele bouwplaatsen;
- 2° beschikken over een basiskennis betreffende de organisatie van een efficiënte samenwerking op een tijdelijke of mobiele bouwplaats, met het oog op de veiligheid en gezondheid op de bouwplaats en het welzijn op het werk;
- 3° beschikken over een basiskennis van de algemene preventiebeginselen bedoeld in artikel 5 van de wet;
- 4° kennis hebben van de toepassing van de passende preventiemaatregelen;
- 5° inzicht hebben in en toepassen van veilig en gezond gedrag op een tijdelijke of mobiele bouwplaats.
Behoudens de in 50bis §2 en 50 septies van het KB van 25 januari 2001 vermelde uitzonderingen, moeten vanaf 1 januari 2024 de medewerkers van aannemersbedrijven (in de brede zin, dus ook de onderaannemers, zie lager) verplicht gecertificeerd zijn om op het spoorwegdomein van Infrabel werkzaamheden te mogen uitvoeren voor nieuwe opdrachten. Voor de lopende opdrachten is dit vanaf 1 april 2024.
Meer informatie over deze certificering vindt u in bundel 63 (zie o.m. paragraaf 2.3 en 5), WIT 1029 (Werkinstructie/Instruction de Travail), alsook in de artikels 50bis tot en met 50 septies van het KB van 25 januari 2001.
Deze verplichte certificatie kan door de leidinggevend ambtenaar van Infrabel of diens gedelegeerde op de verschillende werven actief worden gecontroleerd.
De certificatie gebeurt door een door Infrabel erkend, onafhankelijk certificeringsorganisme die de ‘Basiskennis Spoorveiligheid’ zal testen en vervolgens een persoonsgebonden certificaat zal afleveren.
Controle van de certificatie: Infrabel kijkt na of degene die zich aanmeldt op de werf, beschikt over de vereiste specifieke basisveiligheidskennis inzake spoorveiligheid. Dit wordt gecontroleerd op basis van het door het certificatieorganisme uitgereikt certificaat in combinatie met een identificatiedocument. U zal derhalve om uw certificaatnummer (o.m. vermeld op de persoonlijke badge) gevraagd worden en de leidend ambtenaar (of diens aangestelde) zal vervolgens verifiëren of uw certificaat geldig is. Is dit niet het geval, dan kunnen er sancties genomen worden, bv. door u de toegang tot de werf te ontzeggen totdat u beschikt over die certificatie. Zie voor meer informatie hieromtrent Bundel 63.
Beveiligingsmaatregelen: Als verantwoordelijke voor de verwerking zorgt Infrabel ervoor dat de gegevens die zij in het kader van het nazicht van de voormelde controle worden verwerkt, op een veilige manier en proportioneel worden verwerkt.
Indien het door u of uw medewerker aangeduide certificatienummer ongeldig is of niet kan worden teruggevonden, zal de betrokken ambtenaar een manuele controle doen, m.n. aan de hand van de naam/voornaam en geboortedatum van die persoon. Deze laatste informatie wordt niet bijgehouden door de ambtenaar, maar dient enkel voor de controle van de geldigheid van het certificaat. Daarnaast wordt ook het certificaat zelf niet bijgehouden door Infrabel, enkel de identificatie van de aannemer, de naam/voornaam van de gecertificeerde persoon, het certificatienummer de status ervan na controle en tot wanneer deze geldig is.
Binnen Infrabel heeft enkel het personeel dat gelast is met deze controle, alsook de eventuele juridische afhandeling ervan (voor dit laatste: legal, DPO, compliance en procurement), toegang tot deze informatie. De betrokken personen hebben uiteraard recht op toegang tot en correctie van hun gegevens, maar kunnen zich niet verzetten tegen deze verwerking.
Bewaartermijn: Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de uitoefening van de bevoegdheden waarnaar in deze gegevensverwerking wordt verwezen, worden bewaard gedurende de hele duurtijd van de controleprocedure, dit is vijf jaar vanaf het einde van de dienstverlening van de aannemer die de gecertificeerde persoon inschakelde, die zich aanmeldde op de werf van Infrabel, tenzij in geval van een juridisch geschil indien dit langer is (in dat geval tot na het einde van het geschil of wanneer de beslissing in kracht van gewijsde is gegaan). Deze termijn is noodzakelijk gelet op de aard van de vaststellingen die door Infrabel worden gemaakt en omdat het nodig is om eventuele sancties tegen de betrokken aannemer te kunnen nemen (bv. bij herhaalde inbreuken etc.). Na deze periode worden zij gewist. Indien een kopie van een identiteitsdocument werd meegedeeld door de gecertificeerde persoon, wordt deze enkel bijgehouden tijdens de duurtijd van de controleprocedure.
Categorieën van verwerkte gegevens: enkel de voor de certificatie en controle ervan noodzakelijke gegevens worden verzameld en verwerkt, m.n. de volgende persoonsgegevens: (1) achternaam en de voornaam en (2) geboortedatum van de betrokken persoon, (3) identificatie van de aannemer (desgevallend werkgever) (4) ondernemingsnummer van de aannemer, (5 ) het certificaatnummer, (6) vervaldatum van het certificaat, (7) datum van afgifte van de badge, (8) desgevallend, de identificatiegegevens van de hoofdaannemer.
Categorieën van gevoelige gegevens: NVT
Categorieën van betrokkenen: Zowel de eigen werknemers van de hoofdaannemer-medecontractant van Infrabel als de werknemers en van diens onderaannemers en zelfstandigen die worden ingezet tot uitvoering van de opdracht.
Bron van de gegevens: rechtstreeks van de betrokkene, van de aannemer (werkgever) of onderaannemer
Rechtmatige grondslag voor de verwerking Uitvoering van een taak van algemeen belang: De verwerking van uw gegevens voor deze certificatie, alsook de controle van ervan op de verschillende werven, is noodzakelijk voor het uitvoeren van deze preventiemaatregel die Infrabel – in zijn hoedanigheid van opdrachtgever en als betrokken werkgever op een bouw- of arbeidsplaats binnen de inrichting van Infrabel - neemt in toepassing van artikel 5 van de Welzijnswet van 4 augustus 1996 en art. 50bis tot en met 50 septies van het KB van 25 januari 2001 betreffende tijdelijke of mobiele bouwplaatsen.
Meer bepaald wil Infrabel met deze maatregelen mee zorg dragen voor de arbeidsveiligheid van iedere werknemer en dienstverlener die binnen zijn inrichting werkzaamheden uitvoert. Om deze reden werd de verplichte registratie en de controle erop, mee verwerkt in de lastenboeken en het respecteren ervan is derhalve een contractuele verplichting (zie bundel 63) in hoofde van de aannemers.
Ontvangers van de verwerking: contractpartijen van de aanbesteding voor de contractuele/juridische gevolgen van de controle.
Controle van de identiteit en de aanwezigheidsregistratie: Infrabel heeft als opdrachtgever het recht om zich ervan vergewissen dat de individuele medewerkers van haar werven waar spoorwerkzaamheden worden uitgevoerd op het spoorwegdomein, geregistreerd werden in uitvoering van Hoofdstuk V, afdeling 4 van de Welzijnswet van 4 augustus 1996.
Als verantwoordelijke voor de verwerking neemt Infrabel een preventieve maatregel, om na te gaan dat de medewerkers die toegang krijgen tot de werven, en over de certificatie Basisveiligheid Spoorwegwerken beschikken, tevens ook voldaan hebben aan de aanwezigheidsregistratieverplichtingen inzake tijdelijke of mobiele bouwplaatsen.
De medewerkers van Infrabel die daartoe gelast zijn, m.n. de leidend ambtenaren of de personen aan wie zij deze taak hebben gedelegeerd, verifiëren of de informatie die vermeld staat in het aanwezigheidsregistratiesysteem (checkin@work) overeenstemt met de realiteit, en dit in samenlezing met het certificaat Basisveiligheid Spoorwegwerken.
Bewaartermijn: Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de uitoefening van de bevoegdheden waarnaar in deze gegevensverwerking wordt verwezen, worden bewaard gedurende de hele duurtijd van de controleprocedure, dit is vijf jaar vanaf het einde van de dienstverlening van de aannemer die de persoon die zich aanmeldde op de werf, heeft ingeschakeld, tenzij in geval van een juridisch geschil indien dit langer is (tot na het einde van het geschil of wanneer de beslissing in kracht van gewijsde is gegaan). Deze termijn is noodzakelijk gelet op de aard van de vaststellingen die door Infrabel worden gemaakt en omdat het nodig is om eventuele sancties tegen de betrokken aannemer te kunnen nemen (bv. bij herhaalde inbreuken etc). Na deze periode worden zij gewist. Indien een kopie van een identiteitsdocument werd meegedeeld door de betrokken persoon, wordt deze enkel bijgehouden tijdens de duurtijd van de controleprocedure.
Categorieën van verwerkte gegevens: naam, voornaam en geboortedatum van de betrokkene, zoals blijkt uit het identificatiedocument dat de betrokkene aan de leidend ambtenaar heeft voorgelegd, alsook de andere informatie die op de badge Basisveiligheid Spoorwegwerken is opgenomen (zie bundel 63), desgevallend, de identificatiegegevens van de hoofdaannemer.
Categorieën van gevoelige gegevens: NVT
Categorieën van betrokkenen: Zowel de eigen werknemers van de hoofdaannemer-medecontractant van Infrabel als de werknemers en dienstverleners van diens onderaannemers en zelfstandigen die worden ingezet tot uitvoering van de opdracht.
Bron van de gegevens: rechtstreeks van de betrokkene, van de aannemer (werkgever) of onderaannemer
Rechtmatige grondslag voor de verwerking Uitvoering van een taak van algemeen belang: De verwerking van persoonsgegevens voor de controle van de aanwezigheidsregistratie op de verschillende werven, is noodzakelijk voor het uitvoeren van deze preventiemaatregel die Infrabel neemt – in haar hoedanigheid van opdrachtgever en als betrokken werkgever op een bouw- of arbeidsplaats binnen de inrichting van Infrabel - in toepassing van Hoofdstuk V, afdeling 4 van de Welzijnswet van 4 augustus 1996.
Het niet-naleven van de wettelijke plicht tot registratie kan tot zeer hoge sancties en boetes leiden. Om deze reden werd de mogelijkheid tot verificatie door Infrabel van deze verplichting mee verwerkt in de lastenboeken en het respecteren ervan is derhalve een contractuele verplichting (zie bundel 63) in hoofde van de aannemers.
Ontvangers van de verwerking: de contractpartijen van de aanbesteding, de administratieve overheden bij vastgestelde inbreuken.